KPI와 업무분장, R&R

이전 글에서도 언급했지만 관리자의 직책이 주어지는 사람에는 두가지 유형이 있다.

 

1. 조직(부서) 내 가장 업무 성과가 뛰어나며 리더십이 있는 사람

2. 조직(부서) 내 경력이 제일 많아 자연스럽게 리더가 되는 사람

 

리더형보다는 팔로워 성향에 가까운데 2번과 같은 이유로 소위 '억지로' 회사에서 주어진 직책을 떠맡게 된 사람에게는 리더로서의 역할을 하는게 부담스럽게 느껴진다고 언급 했었다.

 

오늘 하고싶은 이야기는 이러한 성향을 떠나 이렇게 자의로든, 타의로든 '팀장'이라는 역할을 수행해 나가게 되는 사람들이 가장 먼저 겪게 될 고민인 KPI 관리, 업무분장이다. 

 

위 두가지 유형, 그리고 모든 리더들의 공통점은 일을 잘 한다. 본인에게 주어진 담당 업무에 있어서는 한 사람 몫은 문제없이 처리할 뿐더러 조직에게 많은 업무가 주어졌을 경우, 또는 팀원이 퇴사하게 되었는데 이 빈자리가 신규 채용으로 채워지지 않았을 경우 회사에 피해가 가지 않도록 그 업무까지 해낸다.

 

하지만 리더는 회사의 비지니스 모델과 상위 목표를 이해하고 팀원들에게 동기부여를 하여 회사의 이익과 직원 개인의 행복을 이끌어 나가야 한다. 이제는 실무에서 한 발자국 물러서서 업무를 맡기고 피드백하며 업무 스킬을 올려주는 역할을 해야 할 때이다. 당연히 팀장급인 우리가 신입~대리급인 직원들보다 업무를 처리하는 양이나 효율적인 면에서는 월등 할 수 밖에 없고, 답답하게 느껴져 '그냥 내가 처리하는게 빠르고 문제가 안 생기겠다.' 하고 직접 실무에 뛰어드는 팀장들이 있다. 

 

팀장님, 출근해서 사원급 업무처리만 하시는데 정말 그게 리더가 해야할 일이라고 생각하시나요?

팀장이 언제까지나 실무에 투입 될 수는 없고 회사의 입장에서 장기적으로 보았을 때 팀장이 실무를 하는 것이 더 비효율적이고 팀원들에게도 발전이 없을 수밖에 없다. 그럼 어떻게 업무분장을 해야할까

 

1. 팀의 업무를 쭉 나열해본다.

업무분장을 하기 위해서는 우리 팀에서 하고 있는 업무를 세세하게 파악하고 있어야한다. 정말 작은, 팀원 중 누가 처리해도 상관없는 일이라도 적는다.

 

2. 업무의 특성을 파악한다.

• 내용 (어떤 일인지) 
• 양 (한명이 담당할 경우 여유, 충분, 두명이 담당해야 함)
• 주기 (매일 진행하는 업무, 주 1회, 월 1회, 분기별 등)
• 스킬 (업무를 진행하는데 요구되는 능력. 외국어, 꼼꼼함, 엑셀 등  

3. 팀원의 성격을 파악한다.

• 잘하는 것 / 부족한 것
• 좋아하는 것 / 싫어하는 것
• 해당 업무의 유관경력 유무
• 외향적 / 내향적

 4. 2번과 3번을 결합하여 업무를 배치한다.

• 외향적인 서비스업 경력 팀원 > CS 업무
• 내향적이고 혼자 고민하며 데이터를 분석하기를 좋아하는 팀원 > 시트 제작, 월말 거래명세서 등의 업무
• 영어를 잘 하는 팀원 >번역가 관리, 외국사례 분석 등의 업무
• 유튜브 영상보기가 취미인 팀원 > 플랫폼, 컨텐츠 관련 업무 
• 여기서, 월말 거래명세서 업무가 배정된 직원은 월 말일에만 업무가 있기 때문에 유튜브 영상보기가 취미인 점을 참고해 플랫폼, 컨텐츠 관련 업무 즉 2개의 업무를 배정한다.

5. 의견 공유

• 업무분장 리스트의 시트를 전체 팀원들에게 공유하고 자신없는 업무가 주어졌거나, 타 팀원에 비해 본인에게 과도하게 많은 업무가 주어졌을 경우 개인 채팅으로 이야기 하도록 한다.
• 담당 업무를 서로 바꾸고 싶은 팀원들은 팀 회의에서 공유하게 하고, 내향적인 직원을 위해 팀원 모두를 한달에 한번 개인면담 진행하여 의견을 듣는다.

위의 방식으로 팀을 운영하고 있다. 회사는 이익집단이기에 관리자는 회사의 이익에 긍정적인 영향을 불러오도록 조직을 운영해야 할 의무가 있다. 동시에 팀원들이 행복하게 회사 생활을 할 수 있도록 돕고 인간관계나 업무 능력 부분에서 더욱 발전하고 자아성취감을 느낄 수 있는 환경을 조성해야 한다.

 

위와 같은 이유로 충원을 할 때 최대한 성향이나 보유한 능력이 겹치지 않도록 고려한다. 팀장으로서 나와 잘 맞을 것 같은 열정있는 팀원을 채용하는 것도 중요하지만 나와 잘 맞는 사람이 최우선이 아닐수도 있다. 팀원으로서 타 팀원들과 소통하며 협업할 사람을 채용하는 과정이기 때문이다. 우리 팀에 잘 스며들면서도 부족한 몇 퍼센트를 채워줄 수 있는 팀원을 채용하는게 중요하다.

 

까라면 까, 나 때는 말이야..의 시대는 갔다. 리더가 단지 나이가 많다, 경력이 길다는 이유만으로는 존경받고 존중받지 못한다. 이런 이유로 직책을 없애고 모두를 ~님으로 부르거나 닉네임으로 호칭을 정하는 등의 수평적 구조를 지향하는 회사가 늘어나고 있는 추세이다. '내가(팀장이) 정해준 업무니까 해'가 아닌 이 회사에서 하고 싶고, 배우고 싶은 업무를 할 수 있도록 도와줘야 스스로 발전하려고 노력해 팀원 본인, 팀장, 회사 모두에게 효과적인 환경이 만들어진다.